Effizientes Bestellmanagement: optimierter Workflow dank E-commerce Lösung!

Viu und E-Commerce gehen Hand in Hand. Neben B2C und B2B Shops realisieren wir dabei auch unternehmensinterne Bestellsysteme – immer mit dem Endanwender im Fokus. Dieses bietet dem Endbenutzer eine Umgebung, die ihm aus dem B2C-Onlineshopping vertraut ist, aber speziell auf die Bedürfnisse einer Polizei zugeschnitten ist. So können die Benutzer neben Verbrauchsmaterialien auch ihre persönliche Ausrüstung wie Uniformen und Schuhe bestellen. Ein besonderes Highlight ist die Möglichkeit, Materialien für konkrete Polizeieinsätze gemeinsam im Team zusammenzustellen, zu verwalten und zu bestellen. 

Viele Unternehmen benötigen für ihre Arbeit die unterschiedlichsten Materialien. Ein einheitliches Bestellsystem für alle Materialarten fehlt jedoch in der Regel. Dies macht die Prozesse für den Endbenutzer aufwändig und kompliziert. Mit diesem Problem sah sich auch ein grosses Schweizer Polizeikorps konfrontiert und suchte nach einer Lösung. 

Im Rahmen der Einführung eines neuen SAP-Systems haben wir gemeinsam mit unseren Partnern Q-Perior und Enginiety (heute Epam) das Bestellsystem der Polizei komplett neu aufgesetzt. Als Technologie hat sich die Polizei für die SAP Commerce Cloud entschieden. Nachdem wir in einem Vorprojekt mit den zukünftigen Nutzern die konkreten Anforderungen definiert haben, konnten wir die Machbarkeit bestätigen. So haben wir das Bestellsystem mit der SAP Spartacus Storefront umgesetzt. 

Die Herausforderung für das Bestellsystem war die Abdeckung der unterschiedlichen Materialarten. So benötigt ein Polizist neben persönlichem Material wie Schuhen und Uniform auch Verbrauchsmaterialien. Ausserdem braucht die Polizei wie jede andere Blaulichtorganisation spezifische Materialien für ihre Einsätze.

Das neue System bietet den Nutzern ein einheitliches Erlebnis über alle Materialgruppen hinweg. Bei der Bestellung der persönlichen Materialgruppen können die Nutzer mit Punkten bezahlen. Die Anzahl der verfügbaren Punkte hängt von der Funktion, dem Dienstgrad und der Organisationseinheit ab. Reichen die Punkte nicht aus, erhält der Nutzer eine Rechnung mit dem Restbetrag. 

Die Bestellung von Einsatzmaterialien ist dagegen deutlich komplexer, da die Materialien in der Regel für ganze Teams vorbereitet und bestellt werden müssen.  Das System bietet die Möglichkeit, Einsatzmaterial gemeinsam zu bestellen. 

Da die Polizei von Anfang an auf ein Shopsystem und nicht auf ein klassisches Bestellsystem gesetzt hat, konnten wir für die Polizei ein aus dem B2C-Bereich bekanntes Einkaufserlebnis realisieren. Ein Single-Sign-On (SSO) und die Optimierung für mobile Endgeräte runden die Nutzererfahrung positiv ab. 

Wie konnte solch ein innovatives Projekt erfolgreich umgesetzt werden? Der Schlüssel zum Erfolg lag in der inkrementellen Entwicklung eines Prototyps während des Vorprojekts und über die gesamte Realisierungsphase. Das bedeutet, dass bereits vor der konkreten Realisierung die Anforderungen an Funktionalitäten und das Design des Bestellsystems validiert werden konnten. So haben wir immer sichergestellt, dass das endgültige Ergebnis den Bedürfnissen und Erwartungen des Kunden entspricht.  

Um den Übergang zum neuen System zu erleichtern haben wir den gesamten Einführungsprozess begleitet. Wir haben Schulungen für die Administratoren durchgeführt und mehrsprachige E-Learnings für alle Nutzer bereitgestellt.   

Insgesamt konnte mit der Einführung des Bestellsystems auf Basis von SAP Commerce Cloud eine beeindruckende Lösung erreicht werden. Die Nutzer können einfach und schnell bestellen und das gesamte System ist übersichtlich geworden. Das Bestellsystem wurde komplett in die Logistik- und Finanzprozesse integriert und die Punkteverwaltung wurde automatisiert. Durch die Prototypen-Entwicklung konnte das System gezielt auf die Bedürfnisse des Polizeikorps angepasst werden. Prozesse konnten automatisiert werden und sparen unserem Kunden Zeit und Ressourcen. 

Ganz besonders freut uns, dass der Kunde auch in Zukunft auf uns setzt. So dürfen wir uns um die Wartung, die Betriebsunterstützung und die Weiterentwicklung des Shops für die Polizei kümmern.